Организация и проведение приемной кампании в 1С:Университет ПРОФ

Управление вузом представляет собой сложный и трудоемкий процесс, требующий решения организационных и технологических проблем с учетом экономической целесообразности. Для него информационные технологии являются основным средством, которое позволяет создать преимущества в конкурентной среде. Автоматизация позволяет привести процессы управления образовательной деятельностью вуза в соответствии с существующими нормативно-правовыми актами, обеспечит единый механизм хранения, передачи и обработки информации внутри вуза и при взаимодействии с внешними субъектами. Конфигурация «Университет ПРОФ» позволяет автоматизировать ряд функций в рамках многих подсистем вуза.

«Университет ПРОФ» является самостоятельной конфигурацией, не связанной с другими продуктами фирмы «1С», но она может быть интегрирована с прочими программами «1С», уже используемыми в процессе делопроизводства, например, такими как «1С:ЗиКГУ» или «1С:Документооборот».

Конфигурация «1С:Университет ПРОФ» может применяться в виде рабочих мест пользователей при работе таких подразделений вуза:

• приемная комиссия;

• деканат;

• кафедра;

• учебно-методический отдел;

• профсоюзный комитет.

«1С:Университет ПРОФ» помогает автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения. Если рассматривать основные возможности продукта, то можно выделить несколько из них:

1. Работа приемной комиссии;

2. Планирование учебного процесса;

3. Расчет и распределение нагрузки;

4. Управление контингентом;

5. Работа с приказами;

6. Учет платных услуг.

В данной статье будут рассмотрены возможности «1С:Университет ПРОФ» для проведения приемной кампании.

В конфигурации «1С:Университет ПРОФ» при проведении приемной комиссии возможна интеграция со следующими сервисами:

1. Суперсервис «Поступление в вуз онлайн»;

2. ФИС ГИА и Приема;

3. Личный кабинет абитуриента (Портал вуза).

Суперсервис «Поступление в вуз онлайн» - государственная услуга портала «Госуслуги» (ЕПГУ). С помощью нее вузы могут расширить возможности приема на обучение, а абитуриенты удобно и оперативно подавать заявления на поступление в любые 5 вузов страны без отправки комплектов документов по почте или личного присутствия. Абитуриент подает заявление на обучение через личный кабинет на портале «Госуслуги». Организация высшего образования со своей стороны подключается к Сервису приема и взаимодействует через него с поступающим. Результатом модернизации должна быть бесперебойная работа суперсервиса "Поступление в вуз онлайн". Информация, которую абитуриенты указывают в заявлениях на обучение на портале «Госуслуги», передается в вузы через Сервис приема. Подлинность данных в заявлении проверяется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), ФИС ГИА и Приема и ФИС ФРДО. После настройки интеграции и выгрузки информации из «1С:Университет ПРОФ» в личный кабинет Сервиса приема, существует следующий процесс обмена данными во время приемной кампании:

1. Проверить анкеты абитуриентов в личном кабинете Сервиса приема;

2. Выгрузить пакеты документов абитуриентов из личного кабинета Сервиса приема в «1С:Университет ПРОФ»;

3. Отобрать заявления абитуриентов в «1С:Университет ПРОФ»;

4. Оповестить абитуриентов о статусах заявлений;

5. При наличии, организовать вступительные испытания и выгрузить их;

6. Сформировать конкурсные списки и обновлять их;

7. Опубликовать приказ о зачислении и установить конечный статус заявления.

Возможность подачи заявлений через «Госуслуги» введена Министерством образования и науки приказом № 1076 "Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры". Документ вступил в силу в 2021 году, хотя в 2020 году у абитуриентов уже была возможность подать заявления на бюджетные места бакалавриата и специалитета через портал «Госуслуги».

ФИС ГИА и Приема – сервис, который содержит сведения о результатах ЕГЭ, государственной итоговой аттестации, призерах олимпиад выпускников школ. В «1С:Университет ПРОФ» есть возможность обмениваться данными с ФИС ГИА и Приема и оперативно загружать результаты ЕГЭ.

Портал вуза - модуль, состоящий из личного кабинета поступающего, студента и преподавателя. Для абитуриента данный модуль поможет удобно подать заявление онлайн, и при необходимости его отредактировать. Для студента позволит получать актуальную информацию о расписании, учебных планах, успеваемости и т.д. А для преподавателя это также получение актуальной информации о расписании, учебных планах, портфолио студентов и т.д.

Для организации и проведения приемной кампании в «1С:Университет ПРОФ» предназначена подсистема «Приемная комиссия». Данная подсистема обеспечивает ввод, хранение, учет и обработку информации о приемной кампании, абитуриентах и вступительных экзаменах. Конечным результатом работы является получение списка зачисленных абитуриентов.

Проведение приемной кампании можно разделить на 3 этапа. Ниже рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Настройка и организация приемной кампании

1. Документ «Приемная кампания»

Первоначальная настройка параметров проведения приемной кампании производится в документе «Приемная кампания». Доступ к данному документу производится в подсистеме «Приемная комиссия». При проведении приемной кампании документ «Приемная кампания» заполняется в первую очередь.

В документе на вкладке «Основное» отображается поле «Тип приемной кампании», которое заполняется автоматически в зависимости от того, в какой подсистеме был создан документ: «Приемная комиссия», «Довузовская подготовка и доп. образование», «Аспирантура». В поле «Комментарий» нужно внести текст, который будет ассоциироваться с приемной кампанией в Личном кабинете абитуриента на Портале вуза. Также обязательно нужно заполнить председателя и секретаря приемной комиссии.

На вкладке «Этапы приемной кампании» указываются этапы проведения приемной кампании: сроки проведения и даты определенных мероприятий.

На остальных вкладках документа указываются настройки приемной кампании и настройки интеграций с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», с Порталом вуза и с сервисом ФИС ГИА и приема.

2. Справочник «Конкурсные группы»

Справочник «Конкурсные группы» предназначен для хранения информации о группах, в которые объединяются абитуриенты при поступлении в рамках различных конкурсов согласно Порядку приема.

Абитуриенты, поступающие в рамках одной конкурсной группы, сдают вступительные испытания по одинаковому набору предметов.

Абитуриенты, которые поступают в рамках одной конкурсной группы сдают вступительные испытания по одному набору предметов. В данном документе заполняются основные данные о конкурсной группе, наборы вступительных испытаний, учебные планы.

3. Документ «План набора»

Документ «План набора» определяет, сколько поступающих готов принять вуз на конкретное направление подготовки, определяемое учебным планом. Учебный план – документ, определяющий состав учебных дисциплин, изучаемых в данном учебном заведении, их распределение по годам в течение всего срока обучения для каждой специальности. Таким образом, при помощи документа «План набора» осуществляется ассоциирование учебного плана (одного или нескольких) с определенной приемной кампанией.

4. Документ «Вступительные испытания»

При помощи документа «Вступительные испытания» определяются вступительные испытания для каждой специальности и конкурсной группы.

При заполнении данного документа в первую очередь указывается приемная кампания. Затем формируется список конкурсных групп и соответствующих учебных планов специальностей (направлений подготовки).

В области «Вступительные испытания» для каждого учебного плана направления подготовки формируется список наборов вступительных испытаний (данный список может включать в себя как несколько значений, так и одно; заполнение производится на основании справочников «Наборы вступительных испытаний» и «Конкурсные группы», т.е. для каждой специальности могут быть указаны наборы вступительных испытаний, соответствующие конкурсной группе, в которую входит специальность). Для каждого набора составляется перечень входящих в него вступительных испытаний.

5. Справочник «Наборы документов, предоставляемых поступающими»

Данный справочник предназначен для настройки состава документов, которые должны предоставить абитуриенты при поступлении.

Каждый набор может содержать как один, так и несколько (в том числе взаимозаменяемых) документов.

6. Документ «Документы, предоставляемые поступающими»

При заполнении документа «Документы, предоставляемые поступающими» для определенной приемной кампании, конкурсной группы и учебного плана специальности указывается список документов, необходимых для подачи вместе с заявлением абитуриента, их вид и количество.

7. Документ «Порядок зачисления»

Документ «Порядок зачисления» определяет особенности процесса зачисления. При заполнении документа в первую очередь заполняется поле «Приемная кампания».

В левой части документа в области «Основания и категории приема» составляется перечень оснований поступления для данной приемной кампании (бюджетная основа, полное возмещение затрат, целевой прием) и соответствующих им категорий приема (на общих основаниях, имеющие особое право, без вступительных испытаний). Для каждой категории приема в правой части документа, в области «Льготы» составляется перечень соответствующих льгот и отличительных признаков. Выбор значений производится из справочников «Льготы» и «Особые отметки».

Если отличительный признак не считается льготой, а преимуществом, тогда устанавливается галочка «Преимущественное право»).

8. Подсистема взаимодействия с системой «Суперсервис»

Обработка «Взаимодействие с системой «Суперсервис» разработана для типовой конфигурации «Университет ПРОФ» (версии не ниже 2.1.7.16) и предназначена для обеспечения обмена с информационной системой «Суперсервис». В обработке «Взаимодействие с системой «Суперсервис» версии реализованы механизмы обмена данными между указанными информационными системами в соответствии с документом «Спецификация взаимодействия сервиса приема с ИС ООВО» в ред. от 12.05.2020. В соответствии с этим обмен ведется сообщениями (JWT - Json Web Tocken), каждое из которых может включать в себя сущность (данные) и действия над ней. При этом следует отметить, что жизненный цикл сообщения состоит из 4-х основных этапов:

1. внесение сообщения в систему;

2. получение результата обработки сообщения;

3. отчет о получении результата обработки сообщения. В общем случае для обмена указанными сообщениями используется протокол http, через который передаются запросы формы POST. При этом все сообщения, передаваемые образовательной организацией в систему «Суперсервис», должны быть подписаны квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Обработка «Взаимодействие с системой «Суперсервис» доступна на ресурсе https://users.v8.1c.ru в разделе актуального релиза «Университет ПРОФ».

Для начала необходимо настроить соответствия между элементами справочников Суперсервиса «Поступление в вуз онлайн» и элементами «Университет ПРОФ». В этом поможет документ «Установка соответствия справочников информационных систем». При заполнении документа необходимо указать:

1. информационную систему, для которой настраивается соответствие (т.е. Суперсервис «Поступление в вуз онлайн»);

2. вид справочника (значение выбирается из справочника «Виды справочников информационных систем»);

3. элемент внешней информационной системы (соответствует выбранному виду справочника);

4. элемент внутренней информационной системы (соответствует выбранному виду справочника). 

Список элементов в табличной части формы документа может быть заполнен с помощью кнопки «Заполнить», которая позволяет выполнить следующие команды:

1. заполнить элементы справочника;

2. добавить недостающие элементы справочника;

3. установить соответствие похожих элементов;

4. заполнить соответствие по стандартным настройкам.

Документ находится в разделе «Приемная комиссия»

Затем нужно настроить обработку для работы с системой «Суперсервис». Для этого нужно перейти в раздел приемная комиссия -> Взаимодействие с системой Суперсервис.

Настройки обработки выполняются на вкладке «Настройки». В этой же обработке и будет происходить обмен данными на вкладке «Обмен данными».

Данные настройки объемные и для корректной работы требуют ответственного подхода, поэтому подробно будут рассмотрены в следующей статье.

Этап 2. Прием документов, проведение вступительных испытаний

Создавать данные документы в программе можно по отдельности, но удобнее воспользоваться обработкой «Мастер приемной кампании», которая поможет создать абитуриента и заполнить документы автоматически. Данная обработка находится в подсистеме «Приемная комиссия».

Для того чтобы создать абитуриента, необходимо воспользоваться одноименной кнопкой «Создать абитуриента».

Далее откроется окно, где необходимо внести данные по абитуриенту (обязательные поля подчеркнуты красным): 

• приемную кампанию, на которую абитуриент подает заявление; 

• личную информацию; 

• контактную информацию; 

• выбранные направления подготовки; 

• образование и т.д. 

После заполнения данных необходимо нажать на кнопку «Выполнить».

При успешном выполнении появится окно с созданными документами абитуриента, которые сразу возможно распечатать.

Далее абитуриент появится в списке мастера приемной кампании. Здесь же можно открыть любой его документ из колонки «Документы» и при необходимости создать недостающие по кнопке «+».

Этап 3. Зачисление и издание приказов

На данном этапе происходит зачисление и издание приказов. В этом поможет отчет «Мастер списков поступающих», который находится в подсистеме «Приемная комиссия».

Мастер списков поступающих является универсальным инструментом для составления списков поступающих, с произвольным набором полей, параметров отбора и сортировки данных. С помощью Мастера пользователь сможет получить практически любой список, включающий в себя необходимые данные о лицах, поступающих в вуз. Также с помощью Мастера составляется список абитуриентов, рекомендованных к зачислению для последующего включения в приказ на зачисление в вуз, либо в приказ на отчисление, либо в документ «Отказ от участия в конкурсе».

В первую очередь при работе с Мастером списков поступающих необходимо указать приемную кампанию, для которой составляются списки (значение выбирается на основании документа «Приемная кампания»). В поле «Дата» указывается дата, на которую формируются списки поступающих. По умолчанию данное поле содержит текущую дату, но при необходимости это значение может быть изменено пользователем. При этом необходимо учитывать значение параметра «Использовать текущие дату/время» – если данный параметр включен, то отчет в любом случае будет составляться на текущую дату. Чтобы сформировать список поступающих, необходимо заполнить поля «Приемная кампания» и «Дата» и нажать кнопку «Сформировать».

После формирования отчета появится список абитуриентов, подавших заявления на выбранные направления. Данный отчет настраиваемый, и имеет возможность выгрузки в файл.

Также с помощью данного отчета возможно добавить абитуриентов в приказ на зачисление, на отказ или на отчисление. Для этого на вкладке «Приказы» отмечаются необходимые абитуриенты, и в зависимости от типа и вида приказа, добавляются в документ «Приказ».

Таким образом, внедрение программного продукта «1С:Университет ПРОФ» поможет существенно упростить и облегчить управленческую деятельность в учреждениях высшего профессионального образования. В качестве важных показателей эффективности можно выделить уменьшение временных затрат, возрастающих при использовании ручной обработки больших объемов информации.