Клиенты, сотрудники, финансы и ВЫ. Советы по выживанию в текущих условиях

Как известно, правительство продлило режим самоизоляции до конца апреля. А это значит, что пора не готовиться, а уже работать в новых реалиях. Как быстро переключиться на удалёнку, перестроить свои продукты и услуги, наладить взаимодействие с сотрудниками – об этом и не только поговорили в прямой трансляции. 

Взаимодействие с сотрудниками

Как мы уже говорили в прошлом эфире, нужно быть открытыми своим сотрудникам, держать в курсе о происходящем. Вот, например, на днях мы организовали в Zoom собрание для всей команды ИнфоСофт, где рассказали о текущей ситуации, о дальнейших планах и изменениях, какие меры планируем предпринять для дальнейшего успешного функционирования. Помимо общих собраний мы проводим планёрки также с использованием видеоконференций. Такого рода коммуникации полезны, чтобы ставить задачи, собирать обратную связь, узнать, как чувствует себя клиент, и что не менее важно – как чувствует себя сам сотрудник.

Важно научиться поддерживать корпоративную культуру даже на удалёнке. У нас почти каждый день происходят флешмобы и движняки: «гуляем» на балконе, фотографируем домашний рабочий стол, делаем совместную зарядку и т.д. Помимо этого, 7 апреля проведём обучающий online-митап для сотрудников.

Или, например, приветствия. Если раньше мы со всеми здоровались, приходя в офис, то теперь здороваемся по утрам в общем чате. Плюсом к этому есть полезная практика check-in – писать вместе с приветствием планы на день. Тем самым и сотрудник настроился на рабочий лад, и руководитель видит: кто и чем сегодня занят.

Для многих сотрудников переход на удалёнку стал стрессом, поэтому их нужно поддержать, приободрить, чтобы не упала результативность.

Как поступить с сотрудниками, у которых уменьшились объёмы работы? Мы считаем, что сокращения – это крайняя мера. Да, главная задача сохранить бизнес, но люди – это главный ресурс компании, его нельзя вот так просто растерять. Поэтому есть следующие варианты решения:

- Искать для малозанятых сотрудников новые задачи и проекты, которые принесут прибыль компании сейчас.

- Для сотрудников, которым не нашлись новые задачи, можно подумать о переходе на сокращённую рабочую неделю. Да, мера непопулярная, но вполне справедливая.

- Оплачивать сотруднику как вынужденный простой – это 2/3 от среднего заработка.

Но мы всё же советуем искать другие задачи для сотрудников, запускать новые продукты и услуги. 

Отношения с клиентами

Дебиторка. Редко кто работает по 100% предоплате, поэтому дебиторская задолженность есть у всех. Поэтому не прекращайте собирать дебиторку! У нас клиенты разделились 50/50: кто-то продолжает работать, а кто-то сказал: «Не трогайте нас, мы сидим дома, и никакие вопросы по оплате не решаем». Не смотря на то, что правительство объявило, что будем месяц сидеть дома, продолжайте договариваться.

Выдача рассрочки. Наш совет: если есть понимание, что компания и после кризиса будет работать, то можете смело давать рассрочку, если же нет, то скорее всего нет смысла давать её такому клиенту. Для более взвешенного решения рекомендуем использовать различные сервисы, например, портал Rusprofile.ru и сервисы 1С. А лучше просто откровенно поговорить с клиентом о состоянии его бизнеса и дальнейших планах после кризиса.

Удалённое сопровождение клиентов. Мы считаем, что сейчас не время не работать. Можно вполне результативно и эффективно работать из дома. Нельзя сбавлять темпов, нужно работать и придумывать различные сервисы для своих клиентов прямо сейчас. Если вы неудобны для вашего клиента, то ни о каком дальнейшем сотрудничестве, сборе дебиторки и прочего речи быть не может. Например, мы никогда не занимались разработкой интернет-магазина. Но у нас есть сервис 1C-UMI, который включен в договор сопровождения, и наш клиент может этим воспользоваться.

Если это сделаете не вы, то сделает ваш конкурент.

Общение с клиентами. Сейчас как никогда настало время общаться со своим клиентом. И это не столько про дебиторку, сколько обсудить, как обстоят дела с его бизнесом, какие изменения произошли с производством и продажами, как реагирует персонал. В ответ вы можете дать ряд актуальных советов и рекомендаций, предложить свои услуги для решения конкретных проблем.

Новые услуги

Соберитесь с командой и придумайте новые продукты и услуги, которые вы можете предоставлять. Как пример, если вы примите решение работать удалённо и не знаете, как это сделать, то мы готовы вам запустить этот процесс под ключ: почта, телефония, Битрикс24, CRM, бухгалтерское обслуживание, IT-аутсорсинг и т.д. Помимо этого у нас со следующей недели запускается ряд вебинаров, где расскажем, как контролировать сотрудников через Битрикс, AMOcrm или 1С. С другими нашими новыми услугами можно ознакомиться на сайте.

Продавцы не должны сидеть дома и скучать.

Они могут сейчас приносить деньги.

Если переживаете, как обмениваться документами с клиентами, то советуем внедрить электронный документооборот. Мы готовы подключить такой сервис буквально за час. На самом деле, нам повезло, что мы именно сейчас оказались на удалёнке. Потому что сегодня есть очень много цифровых каналов и различных систем, которые позволяют быстро устанавливать все эти услуги и дистанционно настраивать.

Финансовая грамотность руководителя

Какие затраты стоит сократить? Вообще затраты нужно разделять на 3 типа:

1)      Затраты, которые нужно платить сейчас, иначе бизнес встанет.

2)      Затраты, которые желательны, которые улучшат показатели бизнеса.

3)      Необязательные затраты.

Далее логика такая: третий тип убираем сразу, второй тип внимательно пересматриваем, а по поводу первого типа затрат, там надо искать скрытые резервы, делать оптимизацию, частично снижать.

Брать ли кредиты на выплату зарплат? В принципе, банки сейчас готовы кредитовать на выплату зарплат, но вопрос: сколько именно брать. Рассчитывается очень просто: берётся МРОТ, умножается на численность сотрудников и на количество месяцев, на которые банк готов дать кредит. При решении стоит учитывать не только наличие финансовых запасов, но и помнить, что нельзя экономить на сотрудниках, которые вместе с вами переживают кризис и добросовестно выполняют обязанности.

Нужно ли останавливать инвестиции? В целом, по инвестициям сейчас лучше сказать «стоп». Но есть исключения. Сегодня однозначно стоит озадачиться установкой CRM, если у вас его до этого не было. Иначе говоря, здесь и сейчас это принёсёт прибыль? Значит, делаем, внедряем.

Налоги – что изменилось? 

Проект документа, регламентирующий налоги в связи с «коронокризисом», уже на согласовании. В нём есть список ОКВЭДов тех, кому по мнению государства особенно плохо: авиаперевозки, культура, оздоровительная сфера, туризм, гостиницы, общепит, образование и другие. Организации из перечисленных сфер получают отсрочку по уплате налогов: на прибыль, ЕСХН, упрощённого, по патенту, ЕНВД, транспортного, земельного. При этом обратите внимание, что по НДС, по акцизам, НДФЛ и страховым взносам – отсрочек нет. Для стратегических и градообразующих предприятий возможна такая же отсрочка, если доходы понизились на 10% или возникли убытки. Также для таких предприятий ФНС приостанавливает все налоговые проверки и не блокирует счета до 1 июня.

Для тех, кто не работает во всех перечисленных сферах, действует заявительный порядок. Иными словами, если вы предоставите налоговой сведения, что вашему бизнесу реально плохо (снизилась выручка, убытки и т.д.), то вам могут дать рассрочку или отсрочку. Если же вы субъект малого и среднего бизнеса, у которых УСН, патент или ЕНВД, то отсрочка по уплате налогов на 3 месяца вам уже предоставлена.

А где же уменьшения налогов, спросите вы? С 1 апреля 2020 года предприятия малого и среднего бизнеса имеют право начислять страховые взносы по пониженной ставке, то есть это 15% вместо 30%. Но для этого необходимо соблюдать следующие условия: зарплата сотрудника больше МРОТ, сотрудник работает полный рабочий день. Пониженные ставки начинают «работать» с начисления превышающие МРОТ.

О личном

Тут хочется вспомнить отличное правило, которое действует в самолёте: «Надеваем маску сначала на себя, а затем на ребёнка». За первую неделю удалёнки мы поняли, что нужно обратить внимание на режим работы. Сейчас как никогда голова загружена поиском новых решений, разработкой продуктов. Плюс виртуальное общение с коллегами отнимает гораздо больше энергии, чем делать это очно. Поэтому надо для себя и других расставить границы и рамки: обязательно должны быть обед, отдых, а в 20:00 уже заканчивать рабочий день. Организовывайте себе перерывы каждые 2 часа: попить кофе, с детьми 5 минут поиграть, выйти на балкон подышать, просто встать и размяться.

Также обратите внимание на атмосферу дома. Близкие и окружающие люди должны понимать, что вы работаете, договаривайтесь с ними об этом. Даже наша 4-летняя дочь понимает, что если родители сидят за компьютером, значит, они работают и отвлекать не надо. Главное не психовать и не испытывать негатив к детям, потому что они сейчас тоже не понимают что происходит, и почему нельзя поиграть с мамой и папой.

Чтобы проще пережить это состояние нестабильности, советуем обратиться к методу самурая. Для этого нарисуйте, как ваша компания будет выглядеть после кризиса, проговорите самый страшный сценарий развития событий. Как только это сделаете, вам сразу станет проще. У самураев даже поговорка была: «Умри до боя, чтобы быть эффективным в бою». Когда  в голове появляется такой негативный сценарий, у тебя сразу же выстраиваются шаги для решения и выхода из ситуации. 

Кризис – это возможности. Концентрируйтесь на позитиве!

И этот очередной кризис пройдём достойно и станем только сильнее!