Построение системы электронного документооборота в компании ООО «УК АКАТУЙСКАЯ» на базе продукта 1С:Документооборот

В связи с динамичным развитием организации, было принято решение о приобретении современной, удобной и надежной программы для автоматизации делопроизводства, учета и хранения документов и договоров. По результатам проведенного анализа предлагаемых рынком программных продуктов, мы остановили выбор на ПП «1С: Документооборот ПРОФ».

Конфигурация «1С: Документооборот ПРОФ» была выбрана по ряду следующих причин:

• программа реализована на платформе 1С: Предприятие и использует имеющиеся лицензии,
• продукт известен пользователям и удобен в эксплуатации,
• присутствует весь необходимый функционал,
• возможность самостоятельной поддержки системы,

За помощью по внедрению новой программы мы обратились во франчайзинговую сеть «ИнфоСофт», имеющую штат квалифицированных специалистов, большой опыт работы и рекомендации. Из рекомендаций мы узнали, что «ИнфоСофт» отличается высокой оперативностью выполнения работ и консультирования. Грамотные специалисты всегда готовы поделиться рекомендацией, предложить несколько вариантов решения возникшей проблемы и индивидуально подойти к обслуживанию клиента.

В самом начале сотрудничества со специалистами франчайзинговой сети «ИнфоСофт» мы обсудили и сформулировали все цели автоматизации, требования к новой системе и план работ. Таким образом, мы чётко понимали, какие именно работы выполняются и какие результаты мы получим в конце. После выполнения всех поставленных задач, специалистами «ИнфоСофт» мы достигли поставленных целей.

В ходе внедрения программного продукта, специалистами «ИнфоСофт», были выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
• Доставка программных продуктов в офис;
• Установка программного обеспечения на компьютеры;
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Начальные настройки программного продукта;
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
• Запуск системы в опытную эксплуатацию.

Автоматизированные функции:

• хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• удобный поиск документов по содержанию;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• учет рабочего времени;
• процессы движения документов.

В настоящий момент внедренная система находится в эксплуатации и успешно используется.

В результате внедрения ПП «1С:Документооборот 8 ПРОФ» компания 000 "УК АКАТУЙСКАЯ" получила комплексное решение для автоматизации учета и хранения документов, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников.

Появилась возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок; ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами.