Автоматизация учета на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в СП ООО «Сибакадемстрой»

СП ООО «Сибакадемстрой» — крупная строительная компания в Новосибирске. Занимается возведением жилья и объектов социально-культурного значения. История компании ведется с 1948 года. В 2014 году компания сдала 118 032 м2, став, таким образом, лидером Новосибирской области по количеству введённого в эксплуатацию жилья.

Компания приняла решение об автоматизации документооборота в связи с большим потоком входящих и исходящих документов, внутренних документов, требующих согласования и неудобством согласования в бумажном виде. Также компания испытывала неудобство ведения учета документов в электронных таблицах, сопряженные с ним задержки в регистрации, согласовании документов, долгий поиск необходимых документов. Поэтому было принято решение о переходе на более удобный и автоматизированный процесс учета документов компании. В качестве первоочередной была поставлена задача автоматизация регистрации документов и автоматизация процессов согласования.

В результате анализа существующих решений, был выбран программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП».

В качестве исполнителей работ по внедрению, были приглашены специалисты «ИнфоСофт», обладающие высокой компетентностью и богатым опытом внедрения.

Цели автоматизации:

• Быстрая регистрация исходящих документов сотрудниками компании
• Автоматизация процессов согласования внутренних документов компании
• Удобный поиск документов по реквизитам (например: номер, содержание и т.п.)

Специалисты «ИнфоСофт» выполнили следующие работы: (список скорректировать, дополнить доработками и т.д.)

• установка программного продукта;
• внедрение программного продукта «1С: Документооборот»;
• создание рабочей базы данных: настройка конфигурации, заполнение нормативно-справочной информации;
• настройка шаблонов согласования внутренних документов;
• настройка прав доступа пользователей;
• подготовка инструкций пользователей;
• обучение пользователей;
• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
• первоначальная поддержка пользователей в процессе реальной работы с системой;
• доработка конфигурации под нужды пользователей.

Подсистемы «1С:Документооборот», которые были успешно внедрены при автоматизации:

• Работа с входящими документами;
• Работа с исходящими документами;
• Учет договоров;
• Работа с внутренними документами;
• Бизнес-процессы по обработке документов (регистрация, согласование, утверждение, ознакомление, исполнение);
• Хранение и использование при согласовании информации о суммах лимитов заключения договоров;
• Разграничение прав доступа пользователей;
• Работа с почтой.

В ходе выполнения проекта были автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Согласование внутренних документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров
•  Работа с входящими письмами.

В результате было автоматизировано 63 рабочих места. Внедрение позволило сократить время на регистрацию исходящих писем, согласование внутренних документов компании, договоров. Уменьшилось время поиска документов.

В настоящее время оформлен платный договор 1С: ИТС, ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя, используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС, осуществляется консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программой "1С", производится обновление платформы и другие работы по ИТС.

СП ООО «Сибакадемстрой» готов рекомендовать «ИнфоСофт» в качестве надёжного, ответственного и высококвалифицированного партнёра и поставщика программных продуктов 1С, а также услуг по их внедрению, настройке и доработке. Мы благодарим компанию «ИнфоСофт» и ее сотрудников за высокий уровень профессионализма и ответственности, проявленный в процессе работы с нашей компанией. В дальнейшем СП ООО «Сибакадемстрой» намерен укреплять взаимоотношения с «ИнфоСофт», решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.