Совершенствование системы бюджетирования с последующей автоматизацией на базе ПП "1С:Управление производственным предприятием 8" в ООО "Обувь России"
ООО "Обувь России"
Апрель 2016, Новосибирск
Группа компаний «Обувь России» — федеральная розничная обувная сеть, входящая в пятерку крупнейших операторов российского обувного рынка, лидер среднеценового сегмента, основанная в 2003 году, головной офис находится в Новосибирске. На текущий момент 2017 года в 122 городах России работает 451 магазин компании под брендами «Вестфалика», «Пешеход», «S-TEP», «Emilia Estra», «Rossita», «Lisette». Также компании принадлежат такие бренды, как «All.GO», «Medelista», «Pioneer of Arctic Travel», «Snow Guard», «Westfalika Medical», «Westfalika Home». Численность персонала в настоящее время превышает 3000 человек. Выручка компании в 2016 году составила 10 млрд рублей, а количество покупателей превысило 2 миллиона.
История проекта началась десять лет назад. Компания быстро росла. В связи с ростом количества магазинов сети и развития компании, все острее начал вставать вопрос автоматизации учета всех значимых процессов компании.
Возникали сложности:
• Управленческий учет велся в электронных таблицах и на бумаге;
• Необходимость консолидации информации;
• Контроль поставленных плановых показателей;
• Розничные магазины работали в специальном «самописном» ПО, система не позволяла вести продажи, больше чем с одной кассы, что стало ограничением, которое невозможно было устранить, а обмены с центральным офисом проходили по электронной почте;
• проверка достоверности данных выливались в серьезные трудозатраты;
• сложность управления ассортиментом.
В связи с этим, вопрос организации корпоративного учета и финансово-экономического управления стал очень актуальным. Решением этого вопроса должна была стать единая информационная система, позволяющая получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений, как на уровне отдельных структурных подразделений, так и на уровне компании в целом.
В 2006 году было решено начать автоматизацию с блока управленческого и регламентированного учета на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8». Это стало первым этапом автоматизации учета компании на 1С.
Существующие к этому времени масштабные внедрения, наличие опытных специалистов и рекомендации клиентов стали причиной выбора исполнителя для проекта.
Немаловажную роль сыграло наличие в портфолио компании « ИнфоСофт» ряда успешно реализованных проектов на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8».
В ходе этого этапа были автоматизированы:
• Составление бюджетов;
• Контроль бюджетов при выписке счетов;
• Контроль выписки счетов;
• Контроль исполнения бюджетов;
• Составление план-факта;
• Регламентированный учет.
Рабочие места были автоматизированы в центральном офисе. Региональные подразделения заполняли специально разработанные формы в электронных таблицах, которые экспортировались в 1С. Это позволило гибко и оперативно управлять финансами компании. Появился инструмент для принятия глобальных решений.
В 2007 году в компании был принят план развития IT- инфраструктуры на 5 лет.
Суть плана была в приведении учета всех значимых процессов организации в «1С:Управление производственным предприятием 8» с использованием периферийных систем.
И следующим этапом автоматизации группы компаний, следуя поставленному плану, была автоматизация розничной сети группы компаний.
Работу всех магазинов перевели на конфигурацию «1С:Розница 8».
Были устранены все «узкие» места и технические проблемы, модифицировано рабочее место кассира. Специалисты компании «ИнфоСофт» реализовали обмены данными с «1С: Управление производственным предприятием 8». Параллельно перевели на работу в «1С: Управление производственным предприятием 8» и удаленные офисы. Вся основная деятельность компании была реализована в единой системе, что дало дополнительный вектор развития.
В 2008 году, с началом кризиса, появился и начал набирать популярность новый вид деятельности - микрофинансирование и предоставление рассрочки на продукцию компании. Однако банки-партнеры, присутствовавшие на тот момент в большинстве магазинов компании, начали массово отказывать в предоставлении кредитов.
Для получения конкурентных преимуществ и увеличения продаж было принято решение оперативно провести автоматизацию этой деятельности. Этот этап очень удачно дополнил принятый план развития. Готовых решений для автоматизации микрофинансирования на тот момент не существовало, и было принято решение создать новую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8».
В рамках работы над этой конфигурацией были реализованы следующие задачи:
• Создание и хранение анкет клиентов;
• Механизм выдачи микрозайма/оформления рассрочки с начислением процентов, вычислением задолженности на регулярной основе для возможности последующего мониторинга и обработки неоплачиваемых займов/рассрочек;
• Интеграция с АТС и создание нового рабочего места для сотрудников группы работающей с недобросовестными клиентами;
• Скоринговый механизм;
• Аналитические отчеты;
• Осуществлена интеграция с конфигурациями «1С:Розница 8» и «1C:Управление производственным предприятием», для возможности собирать единую финансовую информацию в «1С:Управление производственным предприятием 8» и оформлять займы и рассрочки из «1С:Розница» не переключаясь в другую конфигурацию;
• Реализована подсистема прав доступа.
С 2009 по 2011 год система, находясь в эксплуатации, постоянно дорабатывалась.
Большая часть работ была направлена на расширение функционала системы, устранению недочетов, повышение удобства работы пользователей.
В этот же период времени был создан сайт с интернет-магазином, механизмы которого были интегрированы с имеющимися системами, и в первую очередь «1С:Управление производственным предприятием 8», как с единым финансовым центром.
На стыке 2012-2013 годов, когда вся деятельность компании была переведена на 1С, включая новые направления компании, стало понятно, что компания демонстрирует очень значительный рост. Многие операции, на которые ранее внимания не обращали теперь стали занимать значительное время. Больше всего, это касалось управления остатками и ассортиментом в целом, а также набирающего обороты интернет-магазина.
Количество магазинов компании увеличилось менее чем со 100 до более чем 400. Объемы информации возросли разительно. Также возросла и потребность в оперативности предоставления информации. Дневная задержка объективной информации, относительно ресурсов и товарных остатков, не устраивала. У продавцов магазинов отсутствовала возможность просмотреть остатки в соседних магазинах, и покупателя не могли направить в магазин, в котором есть нужные размеры и модели. Назрела острая потребность в пересмотре архитектуры хранения и обмена информации и методов работы с ней. Необходимо было переходить на поразмерный учет обуви.
А также стало необходимо реализовать возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход).
Был запущен следующий виток автоматизации.
Чтобы сократить финансовые потери от неоперативного перераспределения остатков запустили параллельно два проекта: модификацию механизмов «1С:Управление производственным предприятием 8» к поразмерному учету в реалиях компании и перевод магазинов на новую онлайн IT архитектуру. Было закуплено новое мощное оборудование, и на его основе был создан свой внутренний ЦОД.
В ходе реализации проектов были решены следующие задачи:
• Оптимизирован механизм проверки объектов для регистрации в обмене между ИБ в связи с многократным ростом объёма данных;
• Механизм поразмерного учета запасов реализован только для управленческого учета;
• Реализован механизм одновременной работы взаимодействующих подразделений на разных схемах учета аналитики (характеристик). При поступлении/ перемещении/ реализации товаров на складах, учитывается, ведётся ли на этом складе поразмерный учет. И в зависимости о этого, товар списывается и оприходуется с контролем включённых аналитик и с заполнением соответствующих данных в регистрах системы;
• Реализована возможность мгновенного перевода подразделения с одной схемы учета на другую и обратно в целях обеспечения бесшовного и постепенного перехода компании на новую схему учета товаров;
• Оптимизирована схема восстановления последовательности партионного учета для получения приемлемого времени выполнения данной операции;
• Интерфейсы «1С:Розница 1.0», используемой в розничной торговле переведены на управляемые формы;
• Изменена структура распределения баз 1С розничной торговли с учётом часового пояса, для обеспечения оптимальной нагрузки на сервера;
• Реализован обмен необходимыми наборами данных между подразделениями и головным офисом с учетом новой структуры хранения данных;
• Реализована возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход)
Реализация двух последних пунктов обеспечила возможность неограниченного горизонтального масштабирования в рамках используемого программного обеспечения. Также данный подход позволил снизить на порядок количество обменов между базами 1С Розницы и центральными базами «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Розница».
• Реализована возможность получения данных о текущих остатках по всей розничной сети компании;
• Проведена оптимизация серверов баз данных и 1С с целью обеспечения максимального быстродействия и снижения времени ожидания на блокировках в ИС.
Работа всей розничной сети была стабилизирована и оптимизирована. Все задачи, стоящие перед началом проекта, были успешно решены.
Следующим этапом автоматизации стал механизм начисления зарплат сотрудникам магазинов. Задачу усложнял тот факт, что компанией была приобретена еще одна крупная обувная сеть, учет зарплат в которой велся в другой системе («1С:Зарплата и управления персоналом 8»), а не в «1С:Управление производственным предприятием 8» как во всей компании.
Была поставлена задача автоматизировать механизм расчета, параллельно решив задачу универсальности. Механизм должен был одинаково работать и в «1С:Управление производственным предприятием 8» и в «1С:Зарплата и управления персоналом 8». Задача была решена с учетом всех особенностей и сложностей начисления зарплаты и последующего ее отражения в регламентированном учете.
Вместе с территориальным и ассортиментным расширением компания перешла от обезличенного розничного покупателя к персонифицированному и к активному развитию маркетинговой составляющей, стало необходимо отслеживать все покупки и предпочтения клиентов. И согласно плану, следующим этапом развития системы была разработана бонусная система «Арифметика». Клиентам начали выдавать карты «Арифметика», через которые шло накопление и анализ информации.
Универсальная карта «Арифметика», должна была стать идентификатором клиента, для любых операций в любых точках сети, в том числе для операций, не связанных с покупкой обуви – например с помощью карты можно оплатить микрозайм или положить деньги на телефон.
Для реализации бизнес требований этого проекта была разработан Комплекс «Арифметика» на базе 1С.
По существу, комплекс «Арифметика» является функционально развитым дисконтным и бонусным сервером для имеющегося торгового и маркетингового аппарата компании, в котором происходит аккумулирование и анализ всех транзакций по оплатам покупок и продаж, проводимых как в розничных магазинах, так и на сайтах компании через интернет-магазины. В 2014-2015 гг. «Обувь России» открыла четыре интернет-магазина — westfalika.ru, emilia-estra.ru, westfalika-home.ru и rossita.com. Так же был осуществлён проект по интеграции стороннего партнёра в бонусную систему «Арифметика».
Комплекс «Арифметика» является базой для последующего развития CRM направления компании.
Следующим этапом автоматизации было внедрение МСФО на базе «1С:Управление производственным предприятием 8».
Проект по разработке и внедрению МСФО в Группе Компаний «Обувь России» осуществлялся в тесном взаимодействии со специалистами 1С Компании.
На текущий момент все аспекты деятельности компании автоматизированы на 1С с консолидацией всей информации в «1С:Управление производственным предприятием 8», система находится в эксплуатации и успешно используется. В настоящее время автоматизировано 2550 рабочих мест.
Перечень автоматизированных блоков:
• Торговля и управление складскими остатками;
• Логистика;
• Документооборот;
• Зарплата и управление персоналом;
• Финансы;
• МСФО;
• Регламентированный учет;
• Консолидирующий управленческий учет;
• Выдача рассрочки;
• Выдача займов;
• Общепит;
• Персонифицированные инструменты работы с клиентами.
Построенная информационная система находится в постоянном процессе развития, поддерживая изменения всей системы корпоративного учета и финансово-экономического управления. Проект был сложным и потребовал серьезных усилий для соблюдения сроков предоставления отчетности. По завершению проекта можно констатировать, что в целом проект выполнен в намеченные сроки, а поставленные цели достигнуты.
Специалисты компании «ИнфоСофт» показали высокую квалификацию в области организации IT-проектов, профессионализм, конструктивный подход в решении поставленных задач и совместно со Службой информационных технологий Группы компаний «Обувь России» выступили прекрасным примером слаженной и эффективной работы.
В ходе проекта между проектными командами ГК «Обувь России» и компании «ИнфоСофт» сложились партнерские дружеские отношения, что позволяет оперативно решать любые возникающие в процессе сопровождения вопросы.
ГК Обувь России в дальнейшем намерена укреплять взаимоотношения с компанией «ИнфоСофт», решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.
История проекта началась десять лет назад. Компания быстро росла. В связи с ростом количества магазинов сети и развития компании, все острее начал вставать вопрос автоматизации учета всех значимых процессов компании.
Возникали сложности:
• Управленческий учет велся в электронных таблицах и на бумаге;
• Необходимость консолидации информации;
• Контроль поставленных плановых показателей;
• Розничные магазины работали в специальном «самописном» ПО, система не позволяла вести продажи, больше чем с одной кассы, что стало ограничением, которое невозможно было устранить, а обмены с центральным офисом проходили по электронной почте;
• проверка достоверности данных выливались в серьезные трудозатраты;
• сложность управления ассортиментом.
В связи с этим, вопрос организации корпоративного учета и финансово-экономического управления стал очень актуальным. Решением этого вопроса должна была стать единая информационная система, позволяющая получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений, как на уровне отдельных структурных подразделений, так и на уровне компании в целом.
В 2006 году было решено начать автоматизацию с блока управленческого и регламентированного учета на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8». Это стало первым этапом автоматизации учета компании на 1С.
Существующие к этому времени масштабные внедрения, наличие опытных специалистов и рекомендации клиентов стали причиной выбора исполнителя для проекта.
Немаловажную роль сыграло наличие в портфолио компании « ИнфоСофт» ряда успешно реализованных проектов на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8».
В ходе этого этапа были автоматизированы:
• Составление бюджетов;
• Контроль бюджетов при выписке счетов;
• Контроль выписки счетов;
• Контроль исполнения бюджетов;
• Составление план-факта;
• Регламентированный учет.
Рабочие места были автоматизированы в центральном офисе. Региональные подразделения заполняли специально разработанные формы в электронных таблицах, которые экспортировались в 1С. Это позволило гибко и оперативно управлять финансами компании. Появился инструмент для принятия глобальных решений.
В 2007 году в компании был принят план развития IT- инфраструктуры на 5 лет.
Суть плана была в приведении учета всех значимых процессов организации в «1С:Управление производственным предприятием 8» с использованием периферийных систем.
И следующим этапом автоматизации группы компаний, следуя поставленному плану, была автоматизация розничной сети группы компаний.
Работу всех магазинов перевели на конфигурацию «1С:Розница 8».
Были устранены все «узкие» места и технические проблемы, модифицировано рабочее место кассира. Специалисты компании «ИнфоСофт» реализовали обмены данными с «1С: Управление производственным предприятием 8». Параллельно перевели на работу в «1С: Управление производственным предприятием 8» и удаленные офисы. Вся основная деятельность компании была реализована в единой системе, что дало дополнительный вектор развития.
В 2008 году, с началом кризиса, появился и начал набирать популярность новый вид деятельности - микрофинансирование и предоставление рассрочки на продукцию компании. Однако банки-партнеры, присутствовавшие на тот момент в большинстве магазинов компании, начали массово отказывать в предоставлении кредитов.
Для получения конкурентных преимуществ и увеличения продаж было принято решение оперативно провести автоматизацию этой деятельности. Этот этап очень удачно дополнил принятый план развития. Готовых решений для автоматизации микрофинансирования на тот момент не существовало, и было принято решение создать новую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8».
В рамках работы над этой конфигурацией были реализованы следующие задачи:
• Создание и хранение анкет клиентов;
• Механизм выдачи микрозайма/оформления рассрочки с начислением процентов, вычислением задолженности на регулярной основе для возможности последующего мониторинга и обработки неоплачиваемых займов/рассрочек;
• Интеграция с АТС и создание нового рабочего места для сотрудников группы работающей с недобросовестными клиентами;
• Скоринговый механизм;
• Аналитические отчеты;
• Осуществлена интеграция с конфигурациями «1С:Розница 8» и «1C:Управление производственным предприятием», для возможности собирать единую финансовую информацию в «1С:Управление производственным предприятием 8» и оформлять займы и рассрочки из «1С:Розница» не переключаясь в другую конфигурацию;
• Реализована подсистема прав доступа.
С 2009 по 2011 год система, находясь в эксплуатации, постоянно дорабатывалась.
Большая часть работ была направлена на расширение функционала системы, устранению недочетов, повышение удобства работы пользователей.
В этот же период времени был создан сайт с интернет-магазином, механизмы которого были интегрированы с имеющимися системами, и в первую очередь «1С:Управление производственным предприятием 8», как с единым финансовым центром.
На стыке 2012-2013 годов, когда вся деятельность компании была переведена на 1С, включая новые направления компании, стало понятно, что компания демонстрирует очень значительный рост. Многие операции, на которые ранее внимания не обращали теперь стали занимать значительное время. Больше всего, это касалось управления остатками и ассортиментом в целом, а также набирающего обороты интернет-магазина.
Количество магазинов компании увеличилось менее чем со 100 до более чем 400. Объемы информации возросли разительно. Также возросла и потребность в оперативности предоставления информации. Дневная задержка объективной информации, относительно ресурсов и товарных остатков, не устраивала. У продавцов магазинов отсутствовала возможность просмотреть остатки в соседних магазинах, и покупателя не могли направить в магазин, в котором есть нужные размеры и модели. Назрела острая потребность в пересмотре архитектуры хранения и обмена информации и методов работы с ней. Необходимо было переходить на поразмерный учет обуви.
А также стало необходимо реализовать возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход).
Был запущен следующий виток автоматизации.
Чтобы сократить финансовые потери от неоперативного перераспределения остатков запустили параллельно два проекта: модификацию механизмов «1С:Управление производственным предприятием 8» к поразмерному учету в реалиях компании и перевод магазинов на новую онлайн IT архитектуру. Было закуплено новое мощное оборудование, и на его основе был создан свой внутренний ЦОД.
В ходе реализации проектов были решены следующие задачи:
• Оптимизирован механизм проверки объектов для регистрации в обмене между ИБ в связи с многократным ростом объёма данных;
• Механизм поразмерного учета запасов реализован только для управленческого учета;
• Реализован механизм одновременной работы взаимодействующих подразделений на разных схемах учета аналитики (характеристик). При поступлении/ перемещении/ реализации товаров на складах, учитывается, ведётся ли на этом складе поразмерный учет. И в зависимости о этого, товар списывается и оприходуется с контролем включённых аналитик и с заполнением соответствующих данных в регистрах системы;
• Реализована возможность мгновенного перевода подразделения с одной схемы учета на другую и обратно в целях обеспечения бесшовного и постепенного перехода компании на новую схему учета товаров;
• Оптимизирована схема восстановления последовательности партионного учета для получения приемлемого времени выполнения данной операции;
• Интерфейсы «1С:Розница 1.0», используемой в розничной торговле переведены на управляемые формы;
• Изменена структура распределения баз 1С розничной торговли с учётом часового пояса, для обеспечения оптимальной нагрузки на сервера;
• Реализован обмен необходимыми наборами данных между подразделениями и головным офисом с учетом новой структуры хранения данных;
• Реализована возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход)
Реализация двух последних пунктов обеспечила возможность неограниченного горизонтального масштабирования в рамках используемого программного обеспечения. Также данный подход позволил снизить на порядок количество обменов между базами 1С Розницы и центральными базами «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Розница».
• Реализована возможность получения данных о текущих остатках по всей розничной сети компании;
• Проведена оптимизация серверов баз данных и 1С с целью обеспечения максимального быстродействия и снижения времени ожидания на блокировках в ИС.
Работа всей розничной сети была стабилизирована и оптимизирована. Все задачи, стоящие перед началом проекта, были успешно решены.
Следующим этапом автоматизации стал механизм начисления зарплат сотрудникам магазинов. Задачу усложнял тот факт, что компанией была приобретена еще одна крупная обувная сеть, учет зарплат в которой велся в другой системе («1С:Зарплата и управления персоналом 8»), а не в «1С:Управление производственным предприятием 8» как во всей компании.
Была поставлена задача автоматизировать механизм расчета, параллельно решив задачу универсальности. Механизм должен был одинаково работать и в «1С:Управление производственным предприятием 8» и в «1С:Зарплата и управления персоналом 8». Задача была решена с учетом всех особенностей и сложностей начисления зарплаты и последующего ее отражения в регламентированном учете.
Вместе с территориальным и ассортиментным расширением компания перешла от обезличенного розничного покупателя к персонифицированному и к активному развитию маркетинговой составляющей, стало необходимо отслеживать все покупки и предпочтения клиентов. И согласно плану, следующим этапом развития системы была разработана бонусная система «Арифметика». Клиентам начали выдавать карты «Арифметика», через которые шло накопление и анализ информации.
Универсальная карта «Арифметика», должна была стать идентификатором клиента, для любых операций в любых точках сети, в том числе для операций, не связанных с покупкой обуви – например с помощью карты можно оплатить микрозайм или положить деньги на телефон.
Для реализации бизнес требований этого проекта была разработан Комплекс «Арифметика» на базе 1С.
По существу, комплекс «Арифметика» является функционально развитым дисконтным и бонусным сервером для имеющегося торгового и маркетингового аппарата компании, в котором происходит аккумулирование и анализ всех транзакций по оплатам покупок и продаж, проводимых как в розничных магазинах, так и на сайтах компании через интернет-магазины. В 2014-2015 гг. «Обувь России» открыла четыре интернет-магазина — westfalika.ru, emilia-estra.ru, westfalika-home.ru и rossita.com. Так же был осуществлён проект по интеграции стороннего партнёра в бонусную систему «Арифметика».
Комплекс «Арифметика» является базой для последующего развития CRM направления компании.
Следующим этапом автоматизации было внедрение МСФО на базе «1С:Управление производственным предприятием 8».
Проект по разработке и внедрению МСФО в Группе Компаний «Обувь России» осуществлялся в тесном взаимодействии со специалистами 1С Компании.
На текущий момент все аспекты деятельности компании автоматизированы на 1С с консолидацией всей информации в «1С:Управление производственным предприятием 8», система находится в эксплуатации и успешно используется. В настоящее время автоматизировано 2550 рабочих мест.
Перечень автоматизированных блоков:
• Торговля и управление складскими остатками;
• Логистика;
• Документооборот;
• Зарплата и управление персоналом;
• Финансы;
• МСФО;
• Регламентированный учет;
• Консолидирующий управленческий учет;
• Выдача рассрочки;
• Выдача займов;
• Общепит;
• Персонифицированные инструменты работы с клиентами.
Построенная информационная система находится в постоянном процессе развития, поддерживая изменения всей системы корпоративного учета и финансово-экономического управления. Проект был сложным и потребовал серьезных усилий для соблюдения сроков предоставления отчетности. По завершению проекта можно констатировать, что в целом проект выполнен в намеченные сроки, а поставленные цели достигнуты.
Специалисты компании «ИнфоСофт» показали высокую квалификацию в области организации IT-проектов, профессионализм, конструктивный подход в решении поставленных задач и совместно со Службой информационных технологий Группы компаний «Обувь России» выступили прекрасным примером слаженной и эффективной работы.
В ходе проекта между проектными командами ГК «Обувь России» и компании «ИнфоСофт» сложились партнерские дружеские отношения, что позволяет оперативно решать любые возникающие в процессе сопровождения вопросы.
ГК Обувь России в дальнейшем намерена укреплять взаимоотношения с компанией «ИнфоСофт», решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.
